Згідно з «Правилами користування Науковою бібліотекою» запис до бібліотеки здійснюється на підставі:
студенти - даних приймальної комісії, наказів ректора про зарахування та студентського квитка;
аспіранти- наказів ректора про зарахування та аспірантського посвідчення;
викладачи та співробітникі академії – паспорту та довідки з відділу кадрів.
Під час запису до бібліотеки користувач повинен ознайомитись із «Правилами користування Науковою бібліотекою» і підписати зобов'язання про їх дотримання.
Наукова бібліотека є учасником проекту "Єдина картка читача бібліотек ВНЗ м. Харкова", метою якого є доступ студентів, аспірантів, викладачів та науковців вищих навчальних закладів Харкова до фондів та електронних ресурсів бібліотек для використання їх у навчальній та науково-дослідній роботі. Перелiк бібліотек-учасниць проекту.
Бібліотека безкоштовно видає всім користувачам "Єдину картку читача бібліотек ВНЗ м. Харкова", яка надає право користуватися усіма видами бібліотечно-бібліографічних послуг. «Єдина картка читача» продовжується щорічно під час перереєстрації взятої літератури.
У випадку втрати «Єдиної картки читача» користувач повинен отримати її дублікат, для чого необхідно:
- заявити про втрату «Єдиної картки читача» на абонементі, де картка була отримана
- у випадку заборгованості літератури сплатити на абонементі пеню і здати (або продовжити) усі видання
- відшкодувати вартість дублікату у розмірі, що відповідає витратам на його виготовлення (наказ ректора №494 від 29.11.2013 р.), і отримати дублікат картки.
